Mail Server Là Gì? Cách Hoạt Động, Phân Loại Và Tính Năng Của Mail Server

Việc trao đổi công việc qua Email được đánh giá là an toàn và hiệu quả dù ở trong bất kỳ lĩnh vực nào. Bởi hình thức này có thể lưu trữ thông tin, có sự liên kết chặt chẽ và sử dụng với mạng lưới rộng lớn,… Đằng sau mỗi email gửi đi và đến lại tồn tại một hệ thống phức tạp mang tên là Mail Server, đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải, lưu trữ và bảo vệ thông tin. Vậy Mail Server là gì? Đâu là những tính năng nổi bật của hệ thống webmail Mail Server? Cùng Mona Cloud khám phá về cách thức hoạt động, phân loại cho đến tính năng quan trọng mà Mail Server mang lại ngay sau đây!

Mail Server là gì?

Mail Server hay Email Server là một giao thức để gửi nhận email thương mại, quản lý truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp và quảng cáo tới khách hàng thông qua kênh Email. Tính năng vượt trội nhất của Mail Server đó là dễ dàng thao tác, tốc độ băng thông cao, dễ dàng quản lý dữ liệu email, bảo mật và an toàn tuyệt đối cho dữ liệu. 

Mail Server có thể là một Server riêng lẻ (Dedicated Server) hoặc Server dạng đám mây (Cloud Server) được tinh chỉnh lại với cấu hình phù hợp để trở thành một Server có nhiệm vụ gửi, nhận Email. Mail Server cũng giống như những loại Server khác là có đầy đủ các thông số kỹ thuật như CPU, Ram, dung lượng lưu trữ,…Tuy nhiên Mail Server sẽ có thêm nhiều thông số khác như là số lượng tài khoản Email tối đa, số lượng Mail giới hạn trong một lần gửi,…

Khác nhau giữa Mail thường và Mail Server 

Mail thường và Email Server có nhiều điểm khác biệt như sau:

Lý do nên sử dụng Mail Server

Một số lợi ích khi sử dụng Mail Server mà bạn cần biết như sau:

• Hiển thị tên miền chuyên nghiệp: Sử dụng Mail Server giúp email hiển thị tên miền của doanh nghiệp, tạo ấn tượng chuyên nghiệp và đáng tin cậy đối với khách hàng, đối tác.
• Bảo mật và xử lý nhanh: Mail Server cung cấp mức độ bảo mật cao và tốc độ xử lý nhanh, giúp người dùng chống lại spam, mã độc và các vấn đề bảo mật khác.
• Kiểm tra email mọi lúc, mọi nơi: Người dùng có thể kiểm tra email từ bất kỳ đâu, trên mọi trình duyệt hoặc phần mềm, mang lại sự linh hoạt và tiện ích.
• Tùy biến linh hoạt: Mail Server cho phép tùy chỉnh các thông số và tính năng phù hợp với từng người dùng cụ thể, tạo điều kiện làm việc hiệu quả hơn.

• Ngăn chặn spam và virus: Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ Mail Server vì nó có khả năng ngăn chặn spam và virus từ email đầu vào, giữ cho hộp thư sạch sẽ và an toàn.
• Bảo vệ dữ liệu: Mail Server cung cấp không gian lưu trữ dữ liệu riêng, đảm bảo an toàn và bảo mật cho thông tin của người dùng.
• Cài đặt SSL: Sự hỗ trợ của SSL giúp tăng cường tính bảo mật của Mail Server, bảo vệ thông tin quan trọng trên mạng.
• Ngăn chặn đưa vào danh sách đen: Sử dụng IP riêng giúp ngăn chặn khả năng bị đưa vào danh sách đen, giữ cho Mail Server luôn hoạt động ổn định và tin cậy.

Tính năng nổi bật của hệ thống Mail Server

Mail Server được áp dụng rộng rãi vì mang đến nhiều tính năng ưu việt, điển hình như sau:

• Gửi và nhận Email: Mail Server cho phép người dùng gửi và nhận thư điện tử trên môi trường internet với tên miền của từng tổ chức.
• Bảo mật thông tin nội bộ: Email Server giúp tăng cường bảo mật cho các thông tin nội bộ của tổ chức, đảm bảo an toàn và bí mật cho các dữ liệu quan trọng.
• Ngăn chặn virus và spam: Mail Server có khả năng phát hiện và ngăn chặn các email chứa virus hoặc spam, giúp bảo vệ hệ thống và người dùng khỏi các mối đe dọa trực tuyến.
• Quản lý dung lượng và nội dung email: Hệ thống Mail Server hỗ trợ thiết lập dung lượng sử dụng tối đa cho mỗi người dùng và cung cấp tính năng tổ chức, quản lý và kiểm soát nội dung email của các thành viên trong hệ thống.
• Sao lưu dữ liệu tự động: Tính năng sao lưu dữ liệu tự động của Mail Server giúp lưu trữ thông tin lâu dài một cách an toàn và hiệu quả, đảm bảo tính toàn vẹn và khả dụng của dữ liệu.

Phân loại Mail Server

Hiện nay, Mail Server được phân loại chính thành ba loại, mỗi loại mang những đặc điểm riêng biệt. Người dùng cần biết cách nhận biết đặc điểm của từng loại như sau:

• Mail Server Microsoft Google: Được biết đến với hệ thống bảo mật cao và quy mô lớn, Email Server Microsoft Google cung cấp khả năng quản lý dữ liệu hiệu quả. Tuy nhiên, lựa chọn loại Mail Server, doanh nghiệp phải chấp nhận chi trả mức giá khá cao.
• Mail Server Google: Tương tự như Mail Server Microsoft Google, Mail Server Google cũng sở hữu hệ thống bảo mật mạnh mẽ và quy mô lớn. Người dùng có thể trải nghiệm nhiều tiện ích đa dạng khi sử dụng dịch vụ này.
• Mail Server độc lập: Loại webmail mail server này chủ yếu do các tổ chức hoặc nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP) sử dụng. Mail Server độc lập đáp ứng các yêu cầu cao cấp và xử lý khối lượng thư lớn. Loại này tích hợp nhiều tính năng như đồng bộ hóa Outlook, hỗ trợ webmail, quản lý từ xa và quản lý Website, đồng thời giúp người dùng kiểm soát các hoạt động quy mô lớn một cách hiệu quả.

Các thuật ngữ liên quan đến Mail Server

Bên cạnh khái niệm Mail server là gì? Người dùng cần lưu ý đến các thuật ngữ liên quan để biết cách sử dụng hệ thống này hiệu quả:

• TLS Mail Server: TLS (Transport Layer Security) là hệ thống bảo mật tầng truyền tải, thường hoạt động trên cơ sở SSL để cung cấp mã hóa cho quá trình đăng nhập, được chứng thực bằng SASL.
• SASL Mail Server: Đây là tầng xác thực đơn giản và bảo mật của hệ thống email, dựa trên dữ liệu từ TLS.
• Webmail: Khái niệm này là hình thức email trên trang web, chẳng hạn như Gmail, Hotmail và Yahoo mail, cho phép truy cập email bất cứ lúc nào.
• SMTP-IN Queue: Đây là kho lưu trữ thư trước khi chúng được gửi đi. Mail Server thường sao lưu thư trong SMTP-IN Queue trước khi chúng được phân tán đến Remote Queue hoặc Local Queue. 
• Local Queue: Local Queue đảm bảo rằng thư điện tử được phân loại và gửi đi theo thứ tự nhất định. Hệ thống sẽ tự động sắp xếp thư theo thứ tự sau khi nhận thông tin. Local Queue thực hiện quét virus và kiểm tra spam trước khi gửi thư tới người dùng, giúp bảo vệ, quản trị Mail Server và tránh bị đưa vào danh sách IP spam.

• Local Mailboxes: Đây là hộp thư của các tài khoản đã đăng ký dịch vụ Mail Server của doanh nghiệp hoặc công ty.
• Email Authentication: Thuật ngữ này nhắc đến tính năng xác thực danh tính của người dùng khi truy cập hộp thư. Email Authentication giúp bảo mật thư bằng cách cung cấp một phương tiện dự phòng khi người dùng quên mật khẩu Mail Server, cho phép họ khôi phục mật khẩu một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Mail Exchanger Record: Mail Exchanger Record có nhiệm vụ chỉ định đường đi cho thư tới Mail Server của bạn. Tính năng này được kết hợp với A record và chỉ định địa chỉ IP của Mail Server. Giá trị pref (preference) trong MX Record chỉ ra mức độ ưu tiên của các Mail Server. Cần lưu ý rằng giá trị pref càng nhỏ, độ ưu tiên sẽ càng cao.

Cách hoạt động của hệ thống Mail Server

Nội dung trên đã cung cấp đến bạn câu trả lời cho thắc mắc Mail Server là gì? Những lợi ích doanh nghiệp nhận được khi sử dụng hệ thống Mail Server. Liệu bạn có tò mò cách thức hoạt động của Mail Server? Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn hãy tiếp tục theo dõi phần thông tin sau đây.

Outgoing Mail Server

Khi Outgoing Mail Server hoặc Mail Server gửi thư đi, thường sử dụng giao thức Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Đây là một giao thức chuyển thư điện tử rất phổ biến, được dùng để thiết lập liên lạc với các máy chủ từ xa. SMTP cung cấp khả năng gửi thư đến các máy chủ khác nhau một cách hiệu quả.

Incoming Mail Server

Giao thức Incoming Mail Server thường được thực hiện qua hai phương thức chính:

• POP3 (Post Office Protocol version 3): Chuyển thư điện tử đến và lưu trữ trên máy tính chứa ứng dụng Mail Client như Outlook, Thunderbird, Windows Mail hoặc Mac Mail.
• IMAP (Internet Message Access Protocol): IMAP hoạt động phức tạp hơn so với POP3 bởi cho phép nhiều Client kết nối đồng thời với Mailbox. Thư trên Mailbox được đồng bộ và hiển thị trên các Mail Client, với bản gốc vẫn được lưu trữ trên Server Mail.

Những tiêu chí để chọn dịch vụ Mail Server tốt 

Giữa hàng ngàn đơn vị cung cấp dịch vụ Mail Server trên thị trường, làm thế nào để chọn lựa được đơn vị cung cấp dịch vụ ổn định, chất lượng? Nếu bạn đang lo lắng điều này, hãy lưu lại 6 tiêu chí “vàng” mà chúng tôi gợi ý sau đây:

• Giá cả: Mặc dù giá cả thường là yếu tố quan trọng, nhưng không phải lúc nào giá thấp cũng đồng nghĩa với chất lượng tốt. Đừng chỉ xem xét giá cả mà hãy cân nhắc tỷ lệ giữa chi phí và lợi ích mà máy chủ email có thể mang lại. 
• Nhu cầu sử dụng: Mỗi công ty có nhu cầu riêng và không phải tất cả các nhà cung cấp đều có thể đáp ứng mọi yêu cầu. Trước khi đăng ký, hãy đảm bảo rằng nhà cung cấp bạn chọn phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn hoặc có khả năng tư vấn và đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của bạn.

• Công nghệ sử dụng: Thông số kỹ thuật, bảo mật và hiệu suất của máy chủ email rất quan trọng. Hãy đảm bảo rằng dịch vụ bạn chọn có hệ thống bảo mật đa lớp, sử dụng công nghệ hiện đại để ngăn chặn spam, phishing và mã độc email.
• Hỗ trợ khách hàng: Một nhà cung cấp uy tín luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu. Đồng thời họ luôn đồng hành cùng bạn sau khi mua và cung cấp hỗ trợ giải quyết sự cố 24/7.
• Tính năng và đặc điểm: Dịch vụ Email Server nên có các tính năng như dung lượng lưu trữ phù hợp, hỗ trợ chuyển tiếp email, hiệu suất hoạt động ổn định và IP sạch. 
• Mức độ đa dạng và linh hoạt: Một số nhà cung cấp cung cấp nhiều gói cước linh hoạt để phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân và doanh nghiệp. Tính linh hoạt trong việc nâng cấp hoặc hạ cấp gói dịch vụ cũng là yếu tố quan trọng khi lựa chọn.

Tại sao nên lựa chọn dịch vụ Mail Server tại Mona Cloud? 

Ngày nay, việc chọn ra một đối tác cung cấp Mail Server đáng tin cậy, đáp ứng được các tiêu chí nêu trên với mức giá phải chăng quả là một thách thức không hề đơn giản. Hiểu được điều đó, webmail Mail Server của Mona Cloud đã ra đời như một giải pháp hiệu quả giúp nhiều doanh nghiệp giải quyết nỗi lo trên. Với dịch vụ Mail Server chất lượng và đa dạng, Mona Cloud đã nhanh chóng chiếm được lòng tin của khách hàng trên cả nước nhờ bề dày kinh nghiệm, sự chuyên nghiệp và tận tâm trong quá trình tư vấn cách tạo Email tên miền cho doanh nghiệp, dịch vụ điện toán đám mây, Hosting, Domain Website,….

Tại Mona Cloud, chúng tôi cam kết mang lại những lợi ích sau:

• Sử dụng công nghệ cao, đảm bảo tính ổn định và tin cậy của hệ thống.
• Giao diện đơn giản và dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng quản lý và sử dụng dịch vụ.
• Tốc độ gửi siêu tốc, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.
• Sử dụng đa nền tảng, linh hoạt và phù hợp với mọi nhu cầu và thiết bị của người dùng.
• Dịch vụ hậu mãi và chăm sóc khách hàng tận tình, luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
• Chọn Mona Cloud là chọn sự đồng hành đáng tin cậy trong việc quản lý và giao dịch email của bạn.

Mời bạn tham khảo bảng giá dịch vụ Mail Server tại Mona Cloud dưới đây để lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu:

Liên hệ ngay với Mona Cloude để được tư vấn miễn phí:

• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, P.7, Q.Tân Bình, TP.HCM
• Hotline: 1900 636 648
• Website: https://mona-cloud.com/

Nhìn chung, việc hiểu rõ về Mail Server và những tính năng nổi bật là một bước quan trọng trong việc thâm nhập vào thế giới của truyền thông điện tử ngày nay. Công ty nên xây dựng hệ thống Email doanh nghiệp chất lượng để thuận tiện hơn trong quá trình làm việc. Trong đó, Mona Cloud tự hào cung cấp cho bạn dịch vụ mail server chuyên nghiệp, ổn định cùng chi phí hợp lý.