Google Workspace Là Gì? Tính Năng Và Các Gói Dịch Vụ Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp

Google Workspace là bộ công cụ đám mây đa dụng của Google, mang đến một loạt tiện ích hữu ích phục vụ cho công việc của dân văn phòng. Nhờ sự đơn giản, trực quan và dễ tiếp cận nên Google Workspace đã trở thành công cụ đắc lực của phần lớn sinh viên và nhân viên văn phòng trong quá trình học tập và công việc hằng ngày. Vậy Google Workspace là gì và tại sao doanh nghiệp nên dùng Google Workspace? Hãy cùng Mona Cloud tìm hiểu chi tiết hơn về Google Workspace và những lý do giúp nền tảng này trở thành lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp, tổ chức.

Google Workspace là gì?

Google Workspace (trước đây là G Suite) là bộ công cụ và ứng dụng của Google hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc cũng như tương tác trực tuyến. Được tích hợp các ứng dụng như Gmail, Google Drive và Google Calendar, Google Workspace giúp việc cộng tác hiệu quả từ mọi nơi. Môi trường làm việc đám mây cho phép lưu trữ, chia sẻ và làm việc chung trực tuyến. Đặc biệt, Google Workspace phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp nhờ vào các gói đăng ký linh hoạt giúp đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng.

Các tính năng chính của Google Workspace

Google Workspace mang đến một loạt tính năng hữu ích, giúp tối ưu hiệu suất và tương tác trong bối cảnh công việc. Các tính năng chính bao gồm Gmail, Google Docs, Sheets và Slides, Google Drive, Google Calendar, Google Meet, Google Forms và Google Chat. Các doanh nghiệp và tổ chức có thể đăng ký tài khoản Google Workspace để sử dụng những công cụ này trong môi trường làm việc chuyên nghiệp và thúc đẩy cộng tác nhóm.

Xem thêm: Tổng Hợp Danh Sách Top 10 Website Kiểm Tra Tên Miền Chính Xác Nhất 2024

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng Google Workspace?

Khi doanh nghiệp quyết định đầu tư vào bộ công cụ hỗ trợ cho vận hành và kinh doanh, các yếu tố như khả năng tương thích, triển khai dễ dàng và bảo mật cao được quan tâm hàng đầu. Google Workspace với việc nâng cấp và cải tiến đã cung cấp một bộ công cụ được điều chỉnh và tối ưu hóa đáp ứng những yêu cầu này cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do mà doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng Google Workspace.

Google Workspace thông dụng và quen thuộc

Google Workspace mang lại sự thuận tiện cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi, nhờ vào giao diện quen thuộc và dễ sử dụng của Google. Với hầu hết nhân viên đã làm quen với Gmail cá nhân và bộ Google Offices, việc chuyển đổi lên Workspace trở nên dễ dàng mà không đòi hỏi nhiều thời gian và chi phí đào tạo. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời dễ dàng nâng cấp và chuyển đổi dữ liệu từ tài khoản cũ sang tài khoản mới mà không làm mất đi thông tin hiện có.

Tích hợp đầy đủ các công cụ văn phòng

Google Workspace là bộ công cụ văn phòng hiện đại giúp nâng cao hiệu suất làm việc, cụ thể:

• Gmail cung cấp email doanh nghiệp an toàn và tiện ích với tính năng bảo mật nâng cao. 
• Drive Google Workspace cung cấp dung lượng lưu trữ lớn lên đến 5TB/ người dùng ở bản Business Standard, Plus và có khả năng chia sẻ dữ liệu. 
• Google Chat hỗ trợ nhắn tin và cộng tác nhóm, tích hợp ngay trong Gmail hoặc ứng dụng độc lập. 
• Các ứng dụng văn phòng như Docs, Sheet, Slides cho phép thiết lập văn bản, bảng tính và trình chỉnh sửa sống động trực tuyến, hỗ trợ cập nhật tự động và cộng tác thời gian thực.

Xem thêm: Tên Miền Là Gì? Những Thông Tin Bạn Cần Biết Về Tên Miền Website

Lưu trữ dữ liệu với Google Vault

Vault là một công cụ mạnh mẽ trong hệ sinh thái Google Workspace, cho phép lưu giữ và bảo vệ dữ liệu quan trọng ngay cả khi tài khoản bị tạm ngưng. Với khả năng đặt quy tắc lưu giữ trên các ứng dụng Google Workspace, Vault ngăn chặn mất mát dữ liệu khi nhân viên rời công ty và giúp giải quyết vấn đề pháp lý, như trường hợp lấy cắp dữ liệu. Tính năng tìm kiếm toàn cầu giúp người dùng dễ dàng xác định và xuất dữ liệu theo định dạng in được, đồng thời Google Vault còn cung cấp khả năng theo dõi hoạt động người dùng, bao gồm tìm kiếm và xem nội dung. Lưu ý rằng Google Vault chỉ hoạt động trong các gói Google Workspace Business Plus và Workspace Enterprise.

Dễ dàng để kết nối và làm việc

Google Workspace cung cấp cho doanh nghiệp một bộ ứng dụng cộng tác chất lượng cao, bao gồm các công cụ như Docs, Sheets và Slides được tối ưu hóa từ các ứng dụng cá nhân. Điều đặc biệt là mọi người có thể cùng làm việc trên một tài liệu và tham gia cuộc họp trực tiếp bằng bất kỳ thiết bị nào.

Hơn nữa, việc theo dõi chỉnh sửa theo thời gian thực, đưa ra phản hồi và giải quyết ý kiến nhanh chóng trở nên thuận tiện hơn. Tất cả các thay đổi và chỉnh sửa sẽ tự động được lưu vào Google Drive. Trong quá trình làm việc trên Google Workspace doanh nghiệp, nếu bạn có 1 ý tưởng sáng tạo hoặc muốn trao đổi với người khác thì bạn có thể chia sẻ ngay lập tức thông qua Google Chat.

Đồng bộ hóa trên tất cả thiết bị

Google Workspace có thể sử dụng trên mọi trình duyệt Internet, nhưng trải nghiệm tốt nhất được đảm bảo khi sử dụng trên Google Chrome. Việc đồng bộ Chrome trên các thiết bị giúp thuận tiện cho việc truy cập Google Workspace nhờ đó mà bạn có thể dễ dàng xử lý công việc trên điện thoại thông minh, máy tính bảng và máy tính xách tay.

Những ứng dụng tích hợp trong Google Workspace

Google Workspace bao gồm đầy đủ một bộ ứng dụng từ Google, cụ thể:

Gmail

Phiên bản mới nhất của Gmail mang đến sự thuận tiện cho quản lý công việc, kết hợp email bảo mật và không có quảng cáo. Bạn có thể dễ dàng thực hiện cuộc gọi video, quản lý dự án và nhận email tùy chỉnh với địa chỉ chuyên nghiệp @yourcompany. Gmail tích hợp mạnh mẽ với Google Meet và Google Chat, cho phép thêm nhiệm vụ vào danh sách công việc ngay trong Gmail. Đồng thời, khả năng tích hợp tốt với các ứng dụng khác cũng như chuyển đổi dễ dàng từ các dịch vụ như Outlook cũng là một đặc điểm khá nổi bật. Gmail được thiết kế với sự an toàn hàng đầu, sử dụng máy học để ngăn chặn thư rác và đảm bảo 99,9% thời gian hoạt động với cơ sở hạ tầng toàn cầu an toàn, ổn định. Hiện nay chúng ta thường thấy có Gmail doanh nghiệp và Gmail cá nhân đang phục vụ tốt cho nhu cầu sử dụng của mọi người.

Xem thêm: Top 20+ Website Đăng Ký Tên Miền Miễn Phí Vĩnh Viễn, Uy Tín Nhất Hiện Nay

Google Drive

Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây của Google, cho phép người dùng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến từ mọi thiết bị kết nối Internet. Nó cung cấp khả năng linh hoạt trong quản lý tệp tin và tích hợp nhiều tính năng bao gồm truy cập từ mọi địa điểm, quản lý tập trung, dự đoán nội dung quan trọng bằng trí tuệ nhân tạo và khả năng truy cập tệp từ máy tính mà không cần trình duyệt. Google Drive còn tương tác tốt với ứng dụng bên thứ ba và các công cụ quen thuộc như Microsoft Office, đồng thời cung cấp kiểm soát chia sẻ tệp và tích hợp sâu với ứng dụng văn phòng trực tuyến của Google.

Google Meet

Google Meet là dịch vụ họp trực tuyến linh hoạt của Google, kết nối người dùng qua nhiều phương thức và thiết bị khác nhau. Đặc điểm nổi bật bao gồm chất lượng video cao, giảm tiếng ồn và phụ đề ngay lập tức. Google Meet hỗ trợ cộng tác trong các ứng dụng Google và cung cấp tính năng lên lịch, thăm dò ý kiến và chia sẻ nội dung. Dữ liệu được bảo vệ an toàn và với gói Google Workspace hoặc Google One cao cấp, người dùng có thể trải nghiệm các tính năng nâng cao như cuộc gọi nhóm lên đến 24 giờ và tổ chức cuộc họp với hơn 1000 người tham gia.

Google Chat

Google Chat là dịch vụ nhắn tin và trò chuyện của Google Workspace, hỗ trợ gửi tin nhắn nhóm, cá nhân, chia sẻ tệp tin từ Google Drive và tích hợp Google Meet. Người dùng có thể thảo luận nhóm, nhận thông báo, tìm kiếm nhanh chóng cũng như quản lý công việc bằng Google Tasks. Dịch vụ được đồng bộ trên nhiều thiết bị, đảm bảo bảo mật thông tin và quản lý quyền truy cập của người dùng.

Bộ công cụ văn phòng Google Docs/Sheet/Form/Slide

Bộ ứng dụng văn phòng của Google bao gồm Google Docs, Sheets, Forms và Slides là công cụ quan trọng cho doanh nghiệp hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực cho 200 người xem và 10 người cộng tác đồng thời. Các ứng dụng đều cung cấp lịch sử phiên bản giúp dễ theo dõi và hoàn tác thay đổi với quyền truy cập kiểm soát bởi nút Chia sẻ. Không những thế bộ ứng dụng này còn tương thích với định dạng tệp từ Microsoft và hỗ trợ tích hợp nhiều tiện ích thông qua Google Workspace Add-ons.

Google Calendar

Google Calendar là một dịch vụ lịch cá nhân trực tuyến của Google, tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác trong Google Workspace. Các tính năng hữu ích của Calender giúp người dùng tạo, quản lý sự kiện và tổ chức thời gian một cách hiệu quả. Đồng thời người dùng còn có thể đặt nhắc, tích hợp Google Meet và chế độ xem theo ngày, tuần, tháng. Chế độ xem lịch riêng tư và đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị đảm bảo sự linh hoạt và tiện ích cho người dùng.

Bảng giá các gói dịch vụ Google Workspace tại Mona Cloud

Mona Cloud hiện đang là đối tác chính thức của Google mang đến 3 gói dịch vụ Google Workspace cho doanh nghiệp lựa chọn bao gồm: Business Starter, Business Standard và Business Plus. Dưới đây là bảng giá Google Workspace chi tiết mà chúng tôi đang cung cấp cho khách hàng:

Các gói Google Workspace tại Mona Cloud chỉ có chi phí từ 153.000đ/người dùng/tháng với các tính năng từng gói cụ thể như sau:

Nếu cá nhân hoặc doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm kiếm dịch vụ Google Workspace uy tín thì đừng quên liên hệ với chúng tôi qua số hotline 1900 636 648 để được nhân viên hỗ trợ nhanh nhất. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc nhằm giúp khách hàng có thể chọn gói và đăng ký Google Workspace phù hợp với nhu cầu và tài chính.

Xem thêm: Hướng Dẫn 5 Cách Tạo Email Tên Miền Cho Doanh Nghiệp Đơn Giản, Mới Nhất 2024

Quy trình mua Google Workspace tại Mona Cloud

Hiện tại, dịch vụ Google Workspace tại Mona Cloud được triển khai với quy trình chặt chẽ, minh bạch và tối ưu nhất giúp khách hàng có thể quản lý dữ liệu cũng như làm việc hiệu quả hơn. Cụ thể chúng tôi sẽ tiến hành theo 6 bước như sau:

• Bước 1: Tiếp nhận các thông tin nhu cầu thực tế của khách hàng
• Bước 2: Mona sẽ đánh giá các yêu cầu của doanh nghiệp bao gồm số lượng người dùng, lĩnh vực kinh doanh và khối lượng khách hàng tiềm năng để tư vấn về gói Google Workspace phù hợp nhất.
• Bước 3: Đội ngũ Mona Cloud sẽ tiến hành hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập/chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống Email cũ sang Google Workspace.
• Bước 4: Hướng dẫn về cách sử dụng Google Workspace cho nhân viên, cung cấp tư vấn về cách xử lý vấn đề spam email.
• Bước 5: Tổ chức các buổi hướng dẫn để doanh nghiệp có khả năng tự giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.
• Bước 6: Cam kết đảm bảo an toàn dữ liệu thông qua việc áp dụng các công nghệ bảo mật tiên tiến trên Internet, kết hợp các công nghệ tự phát hiện và thông báo lỗi khi xâm nhập, từ đó nâng cao hệ thống an ninh.

Từ hệ sinh thái ứng dụng đa dạng đến khả năng tăng cường cộng tác từ xa, Google Workspace không chỉ là bộ công cụ mà còn là phương tiện nâng cao hiệu suất làm việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đặc biệt, khả năng làm việc đa nền tảng từ mọi địa điểm đã làm cho Google Workspace trở thành đối tác đáng tin cậy cho doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của Mona Cloud đã giúp bạn hiểu thêm về Google Workspace và liên hệ với chúng tôi ngay khi bạn có nhu cầu đăng ký các gói Google Workspace.